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民營企業檔案管理勿“真空”

改革開放以來,由于多種因素的影響,民營企業檔案管理工作沒有得到足夠的重視,企業檔案意識不強,檔案管理工作長期處于“真空”狀態,遠遠不能適應新形勢的需求。因此,不斷完善、規范民營企業檔案工作,不僅是檔案工作服務于企業的需要,也是企業自身保持穩定、持久發展的需要。

民企檔案管理問題多

改革開放以來,特別是我國加入世貿組織后,民營企業在激烈的市場競爭、國際化的市場博弈中已逐漸成熟,民營企業檔案意識也被不斷喚醒,檔案工作也得到了長足發展。但客觀地說,我國的民營企業檔案工作發展還相對滯后,存在很多的不足,業內普遍認為相當一部分民營企業的檔案工作還處于無人看管的混沌狀態,不同程度地存在檔案管理制度不健全、管理人員素質不高、檔案設備不齊全、檔案收集、整理、保管不規范和檔案信息開發利用不到位等問題。

筆者曾對江蘇省部分民營企業檔案工作情況進行過調查,從調研情況看,目前民營企業檔案工作已有相當的自覺性和發展水平,一些地區的檔案管理部門在積極探索扶持和發展民營企業檔案工作中走出了新路子,積累了豐富的經驗。有的民營企業在自身發展中也越來越認識到檔案工作是企業內部管理的重要組成部分,檔案在企業生產、經營、管理和企業資產、產權、資信等方面所發揮的重用作用,個別企業主動請檔案管理部門的人員前去指導,幫助建檔,還有的企業直接聘請退休的檔案管理人員到企業內部任檔案員。但總的來說,民營企業檔案工作發展還良莠不齊,尚不能適應民營企業發展的需要。

●檔案工作處于自發狀態。據筆者調查,大部分企業已開展了不同程度的檔案工作。其中已開展檔案工作的占被調查企業的72%;尚未開展檔案工作的僅占被調查企業的19%;未說明是否開展檔案工作占被調查企業的9%.在調查的企業中,明確有檔案庫房的占90%,未說明庫房情況的只占10%.這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

●橄欖分布,水平不均衡。一般而言,規模大的企業好于規模小的企業,明星企業好于一般企業,創立時間長的企業好于創立時間短的企業,效益好的企業好于效益差的企業。從總體上看,民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型格局,水平不均衡。從其檔案管理狀況,可分為以下四個類型:一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程,有專門的庫房、檔案人員辦公室和檔案閱覽室;有專職檔案人員,管理設施設備齊全;根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度,各類文件資料收集齊全、歸檔及時,保管科學、利用見效。其中,少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。

二是“上進型”。企業管理者有一定的檔案意識,配備了檔案兼職人員,設置了檔案室,也開展了一定的檔案工作,但檔案人員素質不高,兼職過多,檔案工作未能有效地全面開展起來,檔案的效益也未能充分地發揮出來。

三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強,對檔案工作的關注還不到位,需要時管一管,平時對檔案持可有可無的態度,無專門的檔案室和檔案管理人員,檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個邊緣工作,工作隨意性較大。

四是“不管型”。企業主沒有檔案意識,企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里,檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態,即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管;無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”。這種類型在小型企業中比較多見。

●檔案管理無章可循,制度不健全。在調查中,民營企業普遍存在著檔案規章制度不健全的狀況,大多數只建有檔案員責任制一項,而且還不能堅持嚴格考核,少數企業甚至都沒有檔案工作制度,甚至未形成歸檔制度,檔案資料殘缺不齊,四處分散。筆者調查的一家規模較大的公司,基建檔案就存放在負責基建的人手中,技術檔案就存放在技術部,產品檔案就存放在銷售部,人事檔案就存放在辦公室,工、青、婦、黨、團檔案就存放在工會,形成分散管理的局面。還有一些民營企業為了保守自己所謂的商業秘密,或是節約資金,不能執行檔案業務人員持證上崗制度,聘請家屬或是沒有經過管理培訓的人員來管理自己的檔案。

從民營企業檔案管理出現的這幾種狀況可以看出,以往很多業內人士認為民企檔案工作總體上處于一種無序的、混亂的狀態的看法是片面的。從調查分析中,我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。其實很多企業的管理者已經具有相當的檔案意識,在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源,并已經開展檔案管理工作,特別是一些規模企業、明星企業的老總們,對檔案已有了比較深刻的認識。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來,這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以,客觀、全面地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的全面、健康發展。

民企檔案管理的五大好處民營企業檔案是民營企業在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的,對企業具有參考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄;既是維護民營企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證,又是推動企業健康持續發展的重要信息資源和經濟資源。做好民營企業的檔案工作,既是檔案工作的客體特征,更是企業自身發展的實體需求,總的來說有五大好處:●服務企業生產經營。民營企業在生產經營、資質認證、融資上市、會計審計、項目驗收等環節中需要提供大量的檔案資料作為憑證和參考。檔案工作做得不好,檔案資料丟失嚴重,關鍵時刻拿不出原始的檔案資料,常常會造成無法彌補的經濟損失,不少民營企業都曾有過這樣慘痛的教訓。

●提升企業管理水平。檔案管理是企業管理的重要組成部分,又是企業管理的基礎,做好檔案工作,不僅使檔案管理更加完善,而且通過這一基礎管理促進了企業整體管理水平的提升。“木桶原理”告訴我們,一只木桶能裝多少水,取決于木桶上最短的那塊板。檔案工作對于民營企業,就猶如桶上的一塊板與整個木桶的關系。沒有完善的檔案管理,民營企業的管理就會出現難以彌補的漏洞,而這一漏洞很可能就是制約企業整體效益的一塊“短板”。   ●提供科學決策依據。完善的檔案管理是科學決策的重要支撐,迅速、合理而又科學的決策,離不開事實科學、完善的檔案記載。利用檔案,不僅可以幫助企業進行科學的決策和管理,還能更好地幫助企業樹立形象和聲譽,使企業資產不斷增值。

●有助于企業可持續發展。民營企業檔案是民營企業在生產、經營和管理等各項活動中形成的各種形式的歷史記錄,一套完整的檔案就是一部企業發展歷史的教科書,可以再現民營企業創業的艱辛、成長的腳步,可以幫助企業總結失敗的教訓,實現可持續發展。

●積淀企業文化。企業文化從何而來?從企業的歷史中積淀和提煉出來。企業檔案是企業發展的真實記錄和見證,它不僅是企業文化的組成部分,而且還是展示企業文化的生動媒介和提煉企業價值理念的原始素材。民營企業做好檔案工作在積累豐富的檔案資料同時,也是在積淀企業文化。

“四步走”推進民營企業檔案管理

民營企業檔案工作的現狀,與民營企業的蓬勃發展顯然是不適應的,與檔案工作服務經濟建設的要求也是不相符的。對此,有關檔案管理部門必須轉變思想觀念、轉變工作作風,圍繞發展大局,努力做好民營企業檔案工作,充分發揮檔案工作在促進民營經濟發展方面的作用。只有通過向企業提供高效、便捷的檔案服務,切切實實地為民營企業排憂解難,使企業領導體會到檔案工作與企業發展密切相關,才能取得企業領導的重視和認可,才能“以檔促發展”。

●第一步:宣傳先行,提高建檔意識。首先提高企業領導的檔案意識。從以上分析中我們不難看出,推動企業檔案工作運行的動力機制主要源于企業領導的重視,企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以,為加快民營企業建檔工作的進程,檔案行政管理部門要加大宣傳力度,尤其是要強化民營企業領導的檔案意識,使民營企業盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉變。

●第二步:培訓跟進,提高專業素質。服務是檔案工作永恒的主題,業務指導工作要堅持“經濟建設發展到哪里,檔案工作就服務到哪里”的工作理念,在服務中實施,在服務中體現指導。檔案工作隨著時代的發展,其業務知識和管理要求也是在變化的,要跟上形勢的發展,就要多學習。檔案管理部門要結合業務知識和管理要求的變化,根據民營企業的意愿,采取上門培訓、現場培訓、遠程培訓等靈活多樣的形式,為企業培養檔案人員,及時糾正企業檔案管理中出現疑難問題,不斷提高企業檔案人員的知識水平和業務素質,為企業建檔排憂解難,提高企業檔案管理的水平。

●第三步:指導加力,提高檔案實用性。民營企業組織形式多樣、分布地域廣;行業門類繁多、涉及面廣;企業規模差異大,既有實力雄厚的高科技企業,也有民間作坊式的勞動密集型企業。因此,檔案行政管理部門不能用固定的模式或一兩個典型去要求所有的民營企業,要區分不同情況,加強分類指導,針對民營企業不同規模、不同行業、不同發展階段等特點創造性地開展工作,建立與其經營管理相協調的檔案工作體制。同時,要深刻認識民營企業工作的實效性。企業創辦和發展的根本目的就是為了贏利,所有工作的開展以增效為標準,以贏利為原則,這是企業的行為準則,也是市場對企業的客觀要求。凡是高成本、低效能的部門或行為都應被淘汰。從民營企業這個定位來看,服務民營企業檔案工作,就是要千方百計地引導民營企業檔案人員,緊緊圍繞企業的發展和經營,圍繞增強企業的競爭力、提高工作效率、為民營企業家決策和維護企業合法權益等方面開展檔案工作。

●第四步:依法監管,提高建檔水平。民營企業不同于國有企業,沒有主管部門,不存在上下級關系,是自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的企業法人。過去,一些檔案部門曾一度產生“民營企業檔案工作要不要管”的疑惑,這是不必要的,私營企業有很大程度上的自主權,但私營企業檔案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民營企業檔案是國家檔案全宗的組成部分,理應納入國家檔案資源建設范圍,各級檔案部門要加大對民營企業宣傳檔案法律法規的力度、提高依法管理、保護檔案的水平。

總之,企業要發展,要進步,要生存離不開檔案,企業也只有管好、理好本單位的檔案資源,才能更好地為企業建設和發展服務。(錦州人才網


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